Bài 2: Quản lý đội nhóm

Đây là mô hình mô tả bốn giai đoạn phát triển của một đội nhóm. Giai đoạn "Forming" là khi nhóm mới hình thành. "Storming" là giai đoạn xảy ra xung đột khi các ý tưởng và cá tính va chạm. "Norming" là khi nhóm bắt đầu giải quyết khác biệt và thiết lập quy tắc. "Performing" là giai đoạn nhóm hoạt động hiệu quả và đạt năng suất cao.

Hãy tiếp cận xung đột như một cơ hội để phát triển. Lắng nghe tích cực tất cả các bên, tập trung vào vấn đề chứ không phải con người, tìm kiếm điểm chung và hướng tới một giải pháp "cùng thắng" (win-win). Thiết lập các quy tắc giao tiếp tôn trọng là rất quan trọng.

Tạo động lực bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng và thách thức, công nhận và khen thưởng thành tích, trao quyền và tin tưởng các thành viên, tạo cơ hội phát triển cá nhân và xây dựng một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ.

Việc phân công vai trò rõ ràng giúp tránh sự chồng chéo công việc, giảm thiểu hiểu lầm và đảm bảo rằng mọi người đều biết trách nhiệm của mình là gì. Điều này dẫn đến hiệu quả cao hơn và giảm bớt căng thẳng trong nhóm.

Có, nếu được thực hiện đúng cách. Các hoạt động team building hiệu quả không chỉ là những chuyến đi chơi mà còn là các hoạt động có mục đích giúp cải thiện giao tiếp, xây dựng lòng tin và tăng cường sự hợp tác. Chúng nên được thiết kế phù hợp với văn hóa và nhu cầu của nhóm.

Một nhóm là một tập hợp những người làm việc cùng nhau, nhưng mỗi người chịu trách nhiệm về công việc của riêng mình. Một đội là một nhóm người làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung, với trách nhiệm và thành công chung. Một đội có mức độ hợp tác và phụ thuộc lẫn nhau cao hơn.

Bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện riêng tư để hiểu nguyên nhân. Cung cấp phản hồi cụ thể, rõ ràng và mang tính xây dựng. Cùng nhau thiết lập một kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan - PIP) với các mục tiêu và thời gian cụ thể. Cung cấp sự hỗ trợ và đào tạo cần thiết.

Lòng tin được xây dựng thông qua sự nhất quán, minh bạch và đáng tin cậy. Hãy luôn giữ lời hứa, giao tiếp cởi mở và trung thực, thừa nhận sai lầm, và thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của các thành viên khác. Trao quyền cho họ cũng là một cách thể hiện lòng tin.

Người quản lý cần cung cấp cho nhóm các nguồn lực, thông tin và quyền hạn cần thiết để họ có thể tự đưa ra quyết định và hoàn thành công việc. Điều này bao gồm việc tin tưởng vào khả năng của họ, chấp nhận rủi ro có tính toán và không quản lý vi mô (micromanage).

Một cuộc họp hiệu quả cần có mục tiêu rõ ràng, một chương trình nghị sự (agenda) được gửi trước, chỉ mời những người thực sự cần thiết, bắt đầu và kết thúc đúng giờ, khuyến khích sự tham gia của mọi người, và kết thúc bằng các quyết định rõ ràng và các bước hành động cụ thể (action items) được giao cho từng người.